Pokud lidé, zejména na exponovaných rozhodovacích postech, dostanou e-mail, který na první pohled vykazuje nedostatky a prohřešky vůči zažitým standardům, jeho čtením se většinou neobtěžují. Podobný mail může v krajním případě naštvat klíčového zákazníka či partnera firmy a ohrozit tak dokonce celou spolupráci. Připomeňme si proto pár zásad, kterých bychom se měli držet. Ty nejdůležitější shrnuje Jana Čadinová z počítačové školy Gopas.

  • Předmět zprávy je důležitý

Správně formulovaný předmět zprávy je stručný, výstižný a konkrétní. Informuje příjemce o obsahu, takže se podle něj může rozhodnout, zda zareagovat hned, pomáhá mu zprávu správně zařadit nebo později najít. Pokud jde o nabídkový e-mail, měl by titulek motivovat k otevření a přečtení zprávy.

  • Význam slepé a otevřené kopie

Pokud posíláte zprávu více příjemcům, kteří se vzájemně neznají, je slušné neodhalovat jejich adresu před všemi dalšími adresáty – například pokud jde o pozvánku na akci. Jinak tomu je v případě, že píšete kolegům, se kterými spolupracujete na nějakém projektu: zde je žádoucí dát adresy do otevřené kopie, aby bylo možné zapojení všech do následné komunikace. V takovém případě je vhodné a zdvořilé držet v komunikaci všechny, kteří se na řešení daného problému podílejí.

  • Pracovní e-mail je vizitkou – Vás i firmy

Stejně jako v osobním kontaktu se můžete „shodit“ nevhodným chováním, oblečením apod., v mailu vás mohou diskreditovat pravopisné chyby. Pokud pošlete zprávu plnou překlepů, v adresátech může vyvolat dojem, že si jich nevážíte. Proto je nutné si po sobě to, co píšete, vždy přečíst. 

  • Pozor na přílohy

Mezi další nepsaná pravidla patří to, že by mail neměl obsahovat zbytečně moc příloh, pokud to není nezbytně nutné. Jako rozumné maximum se většinou doporučuje připojit 2-3 soubory. I když s rozšířením cloudových aplikací by se mohlo zdát, že není třeba řešit velikost příloh v mailech, není tomu tak. Takže pokud posíláte fotografie nebo jinou grafiku pro ilustraci, přizpůsobte velikost souborů – k náhledu stačí v řádu desítek kB. Opravdu velké soubory raději sdílejte pomocí služeb k tomu určených.

  • Další nepsaná pravidla

Stejně jako v přímém kontaktu, i v e-mailové komunikaci existuje řada dalších pravidel, jejichž dodržování se předpokládá. Hodně se diskutuje o tom, zda posílat e-maily v pozdních večerních a nočních hodinách. Ještě před pár lety to bylo jedno, mail jste si přečetli ráno. Ale v současné době, kdy většina lidí sleduje příchozí maily mimo pracoviště na mobilu, to může být obtěžující. Diskutabilní je i doba, za kterou je slušné na mail reagovat – většinou se dodržuje reakce do 24, nejpozději 48 hodin. 

  • A především nezapomínejte, že komunikujete s člověkem

S e-maily je to jako v jakémkoli jiném společenském kontaktu: pokud někomu neodpovídáte na e-maily, budíte dojem, že ho přehlížíte a nevážíte si ho. Není dobré psát maily ve spěchu nebo v hněvu, v rozrušení pak často uteče vyjádření, které už potom nejde vzít zpátky. Také pozor na psaní pouze velkými písmeny – ta v e-mailové komunikaci nahrazují zvýšený tón hlasu; podobnou funkci má červená barva písma. A i když spěcháte, neměli byste ani v mailech zapomínat na oslovení a rozloučení.

Foto: Aspen PR

Reklama