11 účinných tipů, jak být dobrá manažerka, nevyhořet a vést firmu k úspěchu

Být dobrou manažerkou je podobné jako být dobrou krejčovou, architektkou nebo chirurgyní. Musíte dobře ovládat řemeslo. Zapomeňte na nesmyslné tvrzení, že manažerkou se musíte narodit. Většinu manažerských dovedností se můžete naučit. Chce to znát svoji roli, věnovat se tréninku a osvojit si správné postupy.

Dnes už se ví, že ženám jde řízení firmy dobře od ruky. Umíme být empatické, ale nechybí nám ani cílevědomost a tah na branku. Výzkum Londýnského indexu FTSE 350, který sleduje akcie 350 největších na burze obchodovaných podniků ve Velké Británii, navíc ukázal, že společnosti, které mají ve vedení firmy alespoň třetinu žen, bývají až desetinásobně ziskovější oproti společnostem, kde vládnou výhradně muži.

Držte se našich pravidel a věříme, že za rok budete bouchat šampaňské s trofejí „šéfová roku“ v ruce. Ne, vážně, když budete dodržovat tyhle ověřené manažerské principy, mělo by se vám podařit zvednout produktivitu firmy, zlepšit spokojenost lidí a mít svoji práci ráda. A určitě nám dáte za pravdu, že to je samo o sobě dost velká odměna.

1. Obklopte se schopnými lidmi
Než se do čehokoli pustíte, sestavte silný tým z lidí, kterým můžete věřit. Kvalitní tým má být rozmanitý, aby se lidé navzájem doplňovali a přinášeli různé pohledy na věc. Přizvěte do něj zkušené specialisty i lidi, pro které je Matrix film pro pamětníky, introverty i baviče, ženy i muže, domorodce i cizince. Diverzita, rovnost a inkluze se stávají podstatou moderního pracoviště.

„U výběru lidí do týmu se řídím otřepaným, ale za mě nesmírně funkčním pravidlem. Hledám lidi, kteří málokdy říkají, že něco nejde, ale spíše se snaží vymyslet, jak by to udělat šlo, jsou ochotní se učit a umějí se nadchnout. K tomu se je snažím motivovat. A pak je důležité, aby všichni věděli, co mají dělat, kdy mají práci odevzdat, kde najdou podklady. Neměli by mít také pocit, že někdo maká a druhý to flinká. Dobrá vytíženost týmu a efektivní komunikace je základ. Zjistili jsme, že nám s tím dobře pomáhá i nejnovější technika a moderní manažerský software. Vybírali jsme záměrně takový, ve kterém je snadná komunikace a lidé mají přehled kdo, co dělá. Zároveň má přesah i do finančního řízení zakázek pro usnadnění práci s cash flow a fakturaci,“ říká Klára Klevisová, ředitelka marketingové agentury CreativeOne.

2. Motivujte a komunikujte
Motivovat tým a dobře komunikovat je jeden z vašich zásadních úkolů v roli manažerky a důležitá dovednost. Motivovaný člověk pracuje lépe, rychleji, s větším entuziasmem. Zatímco motivovaní vnesou na pracoviště život a radost, „vzdychači“ vám otráví den a rozvzdychají celý tým. Víte, jak vzniklo slovo vzdychač? Ve firmě Tomáše Bati při přijímacích pohovorech sledovali, kolikrát člověk během hovoru vzdychne. A jak odpoví na prostou otázku: „Jak se dnes máte?“ Pokud začal citoslovcem „ach“, byl vyřazen („vzdychač“ = nebrat). Někdo má negativismus v těle, ale i původně nadšený pracovník se může stát „vzdychačem“ v nepříjemném, matoucím, nespravedlivém a neproduktivním pracovním prostředí.

„Aby tým dobře fungoval a zároveň se v něm všichni jeho členové cítili dobře, jsou podle mě zásadní čtyři věci: spolupráce, důvěra, komunikace a orientace na výsledky. Je dobré si od začátku jasně stanovit cíle a očekávání od jednotlivých členů týmu, abychom se později vyhnuli nedorozumění či falešnému očekávání. S tím úzce souvisí jasná a otevřená vzájemná komunikace a důvěra – vždy se mi vyplatilo snažit se vytvořit atmosféru, která umožňuje všem členům týmu řešit a sdílet, co funguje a nefunguje. No a v neposlední řadě hraje roli i ocenění a uznání za dosažené výsledky v rámci celého týmu, stačí zajít společně po práci na kafe nebo na pivo,“ objasňuje komunikační expertka a zkušená úspěšná manažerka Jitka Pajurková.

Vysvětlete lidem, že úspěch firmy je v jejich zájmu a dbejte na to, aby dobře odvedená práce byla vždy odměněna, ať už pochvalou, nebo finančně. Podporovaní a docenění zaměstnanci půjdou vstříc výzvám a nastartují růst. Mistrem odměňování se stanete tehdy, když pro každého zaměstnance připravíte benefity na míru. Každý totiž ocení něco jiného.

Nezapomeňte, že existuje i negativní motivace, tu můžete dobře využít pro aktivaci „flákače“, ale spíše s ní šetřete.

3. Delegujte
Pokud nebudete věřit lidem, které jste si sama vybrala, a raději si vše uděláte sama a nejlépe (i kdyby to byla nakrásně pravda), jste v pasti. Ocitnete se v pavučině mikromanagementu, nebudete nic stíhat, budete zmatená a podřízené budete neustálým funěním na záda dusit. A firma nebude produktivní.

V jednom člověku všechno efektivně zvládnout nejde. Navíc vaším cílem přece není udřít se, ale vést firmu k růstu a prosperitě. Abyste toho dosáhla, potřebujete překonat nedůvěru a předat kus své práce kolegům. I když je to pro vás možná představa stejně odpudivá jako posypat si ranní jogurt kandovanými žabími oušky, poměrně brzy zjistíte, že to není tak špatné.

Tip: Přečtěte si, jak svou práci delegovat efektivně.

Bojíte se, že když lidi dobře zaučíte a budete jim pomáhat, tak profesně vyrostou a utečou vám? Jenže když nebudete brát jejich kariéru vážně, nedáte jim důvěru a nepodpoříte je, přijdete o ně tak jako tak.

4. Buďte organizovaná
Dobře hospodařit s časem a správně rozdělit práci je umění, protože času je vždycky málo. Pokud stále nestíháte a jste ve stresu, bude se vám hodit školení time managementu. S organizací času vám také výborně pomůže správný firemní software. Podle svých potřeb si v něm nastavíte procesy a automatizace, což vám ulehčí spoustu rutinní práce, a plno věcí si jednoduše pamatuje za vás. Navíc vám i vašim kolegům firemní software ušetří dlouhé hodiny ve všech oblastech fungování firmy.

Dejte si také pozor, zda lidi nezahlcujete nesmysly – než pošlete jakýkoli mail, zadáte úkol nebo všem hodíte do kalendáře meeting, zamyslete se, jestli je opravdu potřeba.

5. Věnujte velkou pozornost projektovému řízení
Podle zjištění Project Management Institute (PMI) se projektové řízení stalo ve firmách jednou ze čtyř hlavních priorit, a to spolu s poskytováním očekávané hodnoty zákazníkům, zlepšení pružnosti ve fungování celé firmy a investicemi do technologií. Podle průzkumu Gallup Institute 70 % zaměstnanců své laxní pracovní nasazení připisuje právě špatnému vedení a řízení projektů.

Od každého projektu se očekává, že dodá užitečný produkt tomu, kdo ho financuje. Jenže praxe je jiná. Přibližně dvě třetiny projektů se nedokončí včas, překročí se u nich rozpočet nebo projekt nesplní původní očekávání. To s sebou nese spoustu zmařeného času i peněz, někdy i velké zklamání nebo nespokojenost klienta.

Abyste dosáhli v řízení projektu úspěchu, je třeba postupovat po krocích a rozdělit už samotné plánování projektu na fáze. Snaha naplánovat všechno předem má obvykle za následek zbytečné množství změn v průběhu projektu.

V první fázi si odpovězte na otázky:

• Proč to děláme?
• Jaký má projekt výstup?
• Jak budeme měřit jeho úspěch?
• Kdy musí být opravdu hotový?
• Jaké máme finanční zdroje?

Pokud tohle všechno víte, začněte si pomalu ujasňovat další body: Kdo bude na projektu pracovat? Kdo ho bude řídit? Každý dobře fungující projekt totiž musí mít jasně určené role a odpovědnost.

„Jakmile máte plán, používejte ho k vyhodnocování výkonu projektu. Plán je nutné udržovat a odpovídajícím způsobem aktualizovat v reakci na měnící se podmínky,“ radí specialista na projektové řízení Štefan Ondek.

Naprosto zásadní je vtáhnout do projektu tým. „Projektový manažer by tedy neměl být při odhadování kapacit sólistou. Má být spíše organizátorem, moderátorem diskusí a aktivním posluchačem schopným využít při tvorbě odhadů, kolektivní moudrost‘ organizace,“dodává Štefan Ondek. Aby byl projekt úspěšný, vyžaduje od všech zúčastněných také stálou ochotu učit se novým věcem. A také schopnost poučit se z minulých projektů, navázat na to, co fungovalo, a neopakovat stejné chyby.

Projektové řízení vám hodně usnadní správný software, ideálně takový, který dokáže propojit projekty s řízením jejich financí, vedením lidí i s CRM. „Schopnost úspěšně řídit projekty z jednoho společného systému je klíčová pro celkovou výkonnost a efektivitu firmy,“ říká Petr Macek, zakladatel českého all-in-one firemního systému.

6. Orientujte se na trhu i ve finančním řízení firmy

Už v době, kdy si děti místo Barbie hráli s mamutí kůstkou, obchodovali lidé se svými výrobky a směňovali své služby. Základní logika práce s financemi zůstala stejná. Kvalitní finanční řízení firmy stojí na schopnosti dobře hospodařit s lidskými, materiálními i časovými zdroji. A také k němu potřebujete dobře znát svoji konkurenci.

Klíčové tedy je, aby firma efektivně využívala své zdroje k dosažení stanovených cílů a zároveň maximalizovala svůj finanční zisk. Vždyť, jak praví římské přísloví, bez peněz je i světlo tmavší. I když ve firmě zaměstnáváte finančního ředitele, úspěch si pojistíte tím, že budete sama věnovat velkou pozornost finančnímu řízení a zvolíte kvalitní firemní systém, který vám umí pomoci s řízením firmy a projektů také po finanční stránce.

7. Mějte firemní software a automatizujte práci
Co je firemní či manažerský systém? Takový centrální mozek firmy přístupný kdykoli a odkudkoli. „Jako spolumajitelka firmy jsem toužila, aby firma nebyla závislá pouze na mých aktivitách a rozhodnutích, ale abych mohla kompetence předat dál a zároveň neztratila o firmě přehled. Proto pro mě bylo logickým krokem zavést ve firmě manažerský systém, v kterém budu mít online přehled o veškerém dění ve firmě, a to z jakéhokoli místa, kde pracuji. Čas věnovaný nastavení procesů se určitě vyplatil a nyní si s dobrým pocitem plánuji užít mateřskou dovolenou a v online systému pouze po očku sledovat, zda jsou plněny nastavené plány,“ říká spolumajitelka a exekutivní ředitelka firmy Pharma-Service International.

Ano, pokud chcete držet krok s trendy, získat čas na večeře s kamarádkami, výlety s partnerem nebo hraní s dětmi, v dnešní d

obě se bez manažerského systému už neobejdete. A to ani pokud jste malá firma. Naopak malé firmy s chaosem a neefektivním řízením bojují nejčastěji. Není potřeba změnit všechno hned. Zkuste to postupně.

Tip: Přečtěte si jak zvýšit produktivitu firmy pomocí vylepšování obchodních procesů.

Krok po kroku analyzujte firemní postupy a zkuste najít prostor pro jejich zefektivnění. K tomu skvěle pomáhají automatizace, tedy nastavení automatického provádění některých kroků. Například po dokončení úkolu se automaticky odešle upozornění fakturantce. Když takto optimalizujete co nejvíce postupů, ušetříte ohromné množství práce i času, který věnujete skutečně produktivním úkolům. Výsledkem je vyšší efektivita celé firmy. Nebojte se také zakomponovat do každodenního chodu hybridní práci. Jak totiž vyplývá ze studie Cisco Global Hybrid Work Study, přibližně 71 % zaměstnanců po celém světě dnes dává přednost kombinaci práce na dálku a v kanceláři.

Tím vším si uvolníte ruce, ušetříte hromadu času a dosáhnete lepších výsledků za méně peněz. A pak ještě jedna důležitá věc – opakující se rutinní práce bývá zábavná asi jako operace ledviny. Když se jí zbavíte, bude se vám pracovat radostněji a čas můžete věnovat důležitým věcem.

Tip: Nebojte se, technologie není masožravá rostlina velikosti dobře vypaseného dinosaura, která vás bude budit ze sna. Naopak, pomůže vám spát lépe. Dobrý firemní systém bývá intuitivní, a pokud vyberete takový, který má navíc přívětivou a odbornou podporu v češtině, se vším vám pomůže. Ta trocha změn a učení se vám velmi brzy mnohonásobně vrátí. Ve firmě bude pořádek, dokážete efektivněji řídit týmy, projekty i celou firmu, a ještě mít čas pro sebe.

8. Dbejte na svoji duševní pohodu

Nezvládnuté emoce patří mezi úplně nejčastější manažerské chyby. Vystresovaná šéfka, která řve na své podřízené, těžko navodí na pracovišti atmosféru, v které něco dobrého vznikne a kde se lidé pohrnou s nadšením do práce. A už vůbec si nezíská přirozenou autoritu a respekt. To platí u mužů i u žen. Naštěstí sebeovládání se dá natrénovat a existuje spousta technik k odbourání napětí.

„Pokud řídíte lidi, je nezbytné stále rozvíjet své sociální dovednosti a schopnost zvládat stres. Zároveň se vyplatí umět eliminovat situace, které stres způsobují. Ke zvládnutí už vzniklého stresu pomůže pohyb, práce s dechem, meditace, koníčky, sex nebo třeba čtení. Množství stresorů nejlépe snížíte, když si zorganizujete pracovní i osobní život tak, aby stresujících podnětů vznikalo co nejméně. Využijte kouče nebo terapeuta, ti vám pomohou si život lépe srovnat. Terapie totiž vůbec není jen pro ,blázny‘,“ radí Evžen Nový, psychoterapeut a supervizor managementu řízení.

9. Získejte si lidi
„Pokud chcete být respektovaná a umět lidi motivovat, je dobré se vzdělávat v oboru řízení lidí,“ doporučuje Evžen Nový. „Pokud přijde nový zaměstnanec do týmu, vždy si nejprve všímá toho, co se oceňuje a co se trestá a zda je to pořád stejné. Manažer by měl umět pracovat s organizační kulturou. Například Christina Maslachová, známá výzkumnice v oblasti organizační kultury, rozlišuje šest oblastí, které jsou zásadní pro dobré fungování týmů. Je to vytíženost, kontrola, odměňování, vztahy, spravedlnost a hodnoty. Pokud umí manažer tyto oblasti dobře ovlivňovat, je pravděpodobné, že bude jeho tým dobře fungovat.“

A ještě něco. Pokud chcete, aby vás pracovníci brali vážně, nelžete. Přece nebudete slibovat odměny, když už víte, že o Vánocích zaměstnanci dostanou leda tak dárkový balíček s paštikou. Nepleťte si také zaměstnance s trampolínou. Skákat někomu neustále po hlavě vám ovoce nepřinese. Ukažte, že pokud dostanete správné argumenty, umíte ustoupit nebo uznat chybu, že jste ochotni přijmout kompromis. Jen tak od týmu dostanete zajímavé nápady. Snažte se lidi vést, a nejen řídit. Abyste se stala respektovanou a třeba i oblíbenou (to není nutnost, ale dobrý bonus) šéfkou, je důležité projevovat se rozhodně a mít jasnou vizi. Být důsledná a zodpovědná, zdravě asertivní, spravedlivá, kreativní, umět naslouchata být pracovitá. To jsou totiž vlastnosti, kterých si lidi na dobrých manažerech cení nejvíce.

10. Učte se
Investování času i peněz do vzdělání a seberozvoje jsou dnes u dobrého šéfa samozřejmé věci. Co totiž nabídnete lidem, pokud jste ustrnula v době, kdy Leonardo pobíhal s Kate po Titaniku? Nic, Titanikem se stane vaše firma.

Různé kurzy a zvýšení kvalifikace poskytněte i svým zaměstnancům. Možná si říkáte, že bude přece lepší a levnější, když ten čas stráví prací. Jenže takhle rovnice v dlouhodobém měřítku neplatí. Celoživotní vzdělávání je součástí každé fungující firmy. „Investujte do seminářů, konferencí, online kurzů, velmi efektivní jsou stále populárnější ,master mind‘ kluby, určené pro přesné specifikované osoby. Existují třeba kluby pro rodinné firmy a jejich majitele,“ radí odborník na finanční řízení Zdeněk Koptík.

11. Budujte sítě a kontakty
Kontakty, to je to, oč tu běží. Osobní doporučení bude vždy fungovat jako ta nejlepší reference. Čím víc podnětných lidí na sebe navážete, tím snáze získáte nové zakázky, najdete dobré zaměstnance a dostanete se k informacím. „Zkuste některý kvalitní smart networking. Zkušenosti i nové kontakty najdete také na profesní síti LinkedIn,“ dodává Zdeněk Koptík.

Řídit firmu je sice práce, někdy i frustrace a úplně bez stresu se to také neobejde, ale když posílíte vlastní důvěryhodnost, srozumitelnost a důslednost, nebudete se bát delegovat práci a vpustíte do života trochu technologie, brzy začnete sklízet zasloužené sladké ovoce. Jaké metody se osvědčily vám? Podělte se s námi v komentářích.